En krøllet kvittering dukker op i jakkelommen efter arbejdsdagen. Den er fra kontorartikler, og blækket er allerede lidt utydeligt. Skal den bare lægges på skrivebordet til senere? Det er sådan, små bilag let ender i en bunke, hvor ingen helt ved, hvad der er gjort med dem. Med bilagsscanning kan papiret i stedet blive til en digital fil, som er nemmere at sende videre til bogføringen.
Forestil dig, at kvitteringen allerede ligger som en post i regnskabet. På skærmen står der måske leverandør, dato og beløb, mens billedet af kvitteringen ligger vedhæftet som dokumentation. Bag den færdige post er der en ret jordnær rejse: Papiret bliver fotograferet eller scannet, oplysningerne bliver tjekket, og filen sendes videre til bogføringen. Det er ikke magi, men det føles nu meget rart, når papiret endelig slipper skrivebordet.
Følg den bogførte post tilbage til papiret
Fra bogføringen kan man gå baglæns til registreringen. Dato, beløb og leverandør gør det lettere at forstå, hvad posten handler om, og finde bilaget igen. Nogle systemer kan genkende oplysninger på billedet, men en medarbejder bør stadig tjekke, at de passer. Et forkert beløb kan jo se ganske overbevisende ud, når det står pænt på en skærm.
Tag en selvstændig, der køber mapper og printerpapir på vej tilbage fra et kundemøde. I stedet for at gemme kvitteringen i bilen tager vedkommende et billede med mobilen, mens papiret stadig er læsbart. Billedet gemmes og sendes videre til bogføringen, hvor kvitteringen kan knyttes til den rigtige udgift. Det er ikke ligefrem dagens mest spændende opgave, men det er rarere end en skattejagt blandt gamle jakker.
Hvis du vil have en enkel forklaring på begrebet, kan du også læse Nordflows artikel om bilagsscanning. Det handler ikke kun om at tage et billede af papiret. Det digitale bilag skal være læsbart, gemmes det rigtige sted og være nemt at finde igen, når nogen skal kontrollere en post. Efter min mening får kameraet ofte lidt for meget af æren, mens den del bliver glemt.
Tre hverdagssituationer, tre veje ind i arbejdsgangen
En kvittering kræver ofte bare et tydeligt billede, mens en leverandørfaktura kan skulle forbi flere personer. Med en faktura kan medarbejderen scanne dokumentet og sende det videre til kontrol og godkendelse, før det når bogføringen. Så er der tid til at tjekke, om købet hører til virksomheden, og om oplysningerne ser rigtige ud. Den lille pause i processen er faktisk ganske sund.
På kontoret kan en papirfaktura lande, mens den ansvarlige medarbejder er optaget af noget helt andet. Når dokumentet er scannet, er det lettere at sende det til den person, der skal godkende det, uden at originalen skal på rundtur fra skrivebord til skrivebord. Har fakturaen flere sider, bør de scannes samlet, så vilkår og specifikationer ikke bliver væk fra resten. Det lyder banalt, men en løs side dukker gerne op på det mest irriterende tidspunkt.
En tredje situation opstår, når bilaget består af flere dele, for eksempel en faktura med en særskilt oversigt over leverancen. Saml hele dokumentet i én fil, så den næste person kan se sammenhængen uden at gætte på, om side to hører til sagen. Det er ofte sådan nogle små detaljer, der gør et digitalt arkiv brugbart i hverdagen.
Når billedet driller, bliver resten også besværligt
Hvad sker der, hvis billedet er sløret, beløbet er skåret af, eller den samme kvittering bliver sendt ind flere gange? Så bliver den digitale arbejdsgang hurtigt mindre elegant. En medarbejder kan tjekke, om teksten kan læses, alle sider er med, og bilaget allerede findes i systemet. Jeg tager hellere det tjek med det samme end leder efter en faktura senere, som måske aldrig blev gemt ordentligt.
Forestil dig en leverandørfaktura, hvor datoen står lige ved en fold i papiret. Er billedet mørkt eller skævt, kan datoen være svær at tyde, og den, der skal godkende dokumentet, må måske bede om en ny kopi. En manglende side kan skjule en vigtig beskrivelse, mens et bilag, der er sendt ind to gange, kan skabe rod i bogføringen. Tjek derfor billedkvalitet, sidetal og eventuelle dubletter, før filen sendes videre.
Det behøver ikke blive til en stor kontroløvelse. Kig hurtigt på billedet: Er teksten skarp? Er hele dokumentet med? Passer oplysningerne med det, medarbejderen forventer? Hvis noget ser forkert ud, så tag billedet om med det samme. Papir er tålmodigt, men en utydelig kvittering bliver sjældent mere læsbar af at ligge i en mappe.
Gør scanning til en lille vane i arbejdsdagen
En enkel arbejdsgang kan begynde, så snart et bilag lander: Modtag papiret, scan eller fotografer det, tjek billedet, og send det videre til den rette person. Derefter følger godkendelse og bogføring efter virksomhedens vaner. Det vigtigste er, at medarbejderne ved, hvor filen skal hen, og hvem der tager næste skridt. Ellers har man bare flyttet bunken fra skrivebordet til en digital mappe.
Prøv for eksempel at lade den medarbejder, der modtager en faktura, scanne den samme dag og sende den til godkendelse, mens dokumentet stadig er let at finde. Kvitteringer kan fotograferes lige efter købet, før de bliver krøllede eller glemt i tasken. Hvis der er flere sider, så saml dem med det samme. Det kan føles som endnu en lille opgave, men faste vaner sparer typisk en del hovedbrud senere.
For mig er den bedste del ved bilagsscanning ikke, at papiret forsvinder helt. Det gør det sjældent fra den ene dag til den anden. Fordelen er, at et fysisk bilag får en tydelig vej fra modtagelse til kontrol og videre til bogføring, uden at nogen skal gætte på næste skridt. Begynd med én arbejdsgang, gør den nem at følge, og ret til, når I opdager, hvor det kniber. Så bliver papirbunken i det mindste mindre mystisk.
Fra krøllet kvittering til bogføring: Se, hvordan bilag bliver scannet, kontrolleret og sendt videre i en enkel digital arbejdsgang.
Se mere hos nordflow.io.